Muy importante, planificar la base de datos antes de crearla
Como acabamos de comentar, cuando trabajamos con bases de datos relacionales, la información se distribuye en distintas tablas vinculadas entre sí. Esta característica hace necesario un proceso de planificación y diseño previo para obtener el resultado esperado. Piensa qué deseas almacenar en la base de datos, qué datos necesitas recuperar y en definitiva, determina el propósito final del proyecto para establecer unos cimientos lo suficientemente sólidos.
Para comenzar, establece prioridades y enumera las funcionalidades principales que deseas obtener de la base de datos. Os proponemos algunas ideas:
- Imaginemos que queremos crear una base de datos para la gestión de las competiciones deportivas de nuestro centro. La base de datos deberá llevar un registro de todos los participantes: podrás suministrar los datos personales de los mismos, pudiéndolos agrupar por grupos de clase y por edades. También deberás ser capaz de gestionar los distintos equipos, con sus componentes, actividades en las que participa, lugar y fecha de las distintas competiciones y un registro de los resultados que se produzcan.
- Así mismo, podemos contemplar la posibilidad de crear una base de datos para la gestión de las tutorías. En este caso, el registro debe incluir tablas de datos de: los alumnos, grupos clase, horarios, profesores tutores, actividades de la acción tutorial y programación.
- Otra idea puede ser la gestión de una escuela de padres, donde deberíamos tener tablas para almacenar información sobre las familias que participan en ella, un registro de actividades, calendario de reuniones… El objetivo final sería facilitar el manejo y administración de todos los datos que se manejen en dicha Escuela de padres.
- Por ejemplo, también podríamos utilizar una base de datos como soporte para realizar un inventario de todos los ordenadores, impresoras, mesas, dispositivos de proyección y cualquier otro elemento que forme parte del mobiliario del centro. En este caso necesitaríamos tablas donde guardar la descripción y cantidad de cada uno de estos objetos, así como su ubicación. Para esto último, necesitamos crear una tabla que contenga todas las aulas, departamentos, laboratorios y demás estancias del centro que contenga material susceptible de ser inventariado. Los inventarios y catálogos de material en general son susceptibles de gestionarse mediante bases de datos, en los centros educativos es frecuente que los jefes de departamentos de los IES y los miembros de directivas de IES y colegios sean responsables de inventariar y controlar equipos y materiales. Una base de datos es una buena solución para realizar esa gestión. También para la gestión de espacios con abundante material, por ejemplo, en laboratorios de ciencias o espacios pertenecientes a familias de formación profesional.
Después de leer los párrafos anteriores, vemos que nuestra base de datos debe contener una serie de tablas de datos, que serán aquellas que dispongan de la información que necesitemos gestionar.
En seguida vemos que el esquema que muestra la figura 1.9 queda corto. Debemos concretar un poco más. Los datos de los alumnos, ¿cuáles son? Evidentemente debemos incluir nombre y apellidos, ¿tal vez su dirección? No, si no pensamos enviarles correspondencia. ¿Su número de teléfono? Sí, si prevemos que les tendremos que avisar de repentinos cambios en los horarios de las competiciones o cualquier otra circunstancia. Todas estas preguntas y más, debemos hacernos antes de empezar a trabajar con la base de datos.
Figura 1.9
Nota: Una buena idea puede ser realizar un esquema anotando los datos que queremos utilizar y las funciones que deseamos que realice la base de datos. De esta forma resultará más sencillo representar las relaciones que podamos establecer entre ellos.
Recomendación sobre los pasos a seguir para lograr una buena planificación
Si estás haciendo una primera aproximación a las bases de datos puedes leer las ideas que enumeramos a continuación y volver a ellas cuando hayas adquirido más conocimientos sobre OpenOffice Base.
- En primer lugar debemos tener clara la finalidad del proyecto, ya que será determinante para crear las tablas necesarias y, en definitiva, la estructura de la base de datos más adecuada.
- Enumera las tablas que necesitas. Por ejemplo si estás diseñando una base de datos vinculada a un centro educativo será necesario almacenar información sobre alumnos, cursos, materias, etcétera.
- Una vez tomada la decisión sobre las tablas, toca el turno a la información que almacenará cada una de ellas.
- Piensa en la relación que tendrán las tablas entre sí. Por ejemplo, está claro que la tabla de cursos tiene que estar asociada de algún modo a la tabla de alumnos. Aunque esta fase todavía nos queda un poco lejos es bueno tenerlo presente.
- Piensa en que otros objetos necesitarás como consultas, formularios o informes.
Terminados todos estos puntos, es conveniente estudiar la estructura resultante para detectar posibles fallos. Insistimos en que una buena planificación hará mucho más fácil el trabajo con la base de datos. Y lo más importante, evitará que tengamos que hacer cambios sobre la estructura de tablas, cuando éstas ya contengan información.