Glosario

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Algoritmo.

Es un conjunto finito y ordenado de operaciones destinadas a la resolución de un problema o cálculo. Generalmente contiene bifurcaciones condicionales del tipo "Si ... Entonces...En caso contrario" y eventualmente iteraciones y ciclos.

Archivo.

Las operaciones básicas que se pueden efectuar sobre archivos desde el menú Archivo son:

• Nuevo: Permite crear un documento nuevo y elegir su tipo en el submenú correspondiente.
• Abrir: Abre un documento ya creado, tanto de OpenOffice.org como de otros formatos externos.
• Documentos recientes: Te ofrece una lista de los últimos documentos que has usado, por si quieres volver a abrirlos. Pulsa sobre uno de ellos y se abrirá.
• Asistentes: Ayudan a realizar unas tareas o a crear documentos especiales. También con las plantillas puedes crear otras clases de archivos.
• Cerrar: Interrumpe el trabajo con un modelo y cierra el archivo correspondiente. Si hay datos nuevos no guardados, avisará para guardar el modelo antes de cerrarlo.
• Guardar: Guarda la información del Libro de Trabajo actual en su archivo correspondiente (cuyo nombre ya se conoce) pero no lo cierra y permite seguir trabajando sobre él y modificarlo.
• Guardar como: Es similar al anterior, pero pide previamente el nombre y la carpeta en la que debe ser guardado. Hay que usar este comando cuando no se ha asignado aún un nombre a un trabajo o si se desea una copia del mismo con nombre diferente.
• Exportar: Son dos opciones que te permiten guardar una versión del documento en otro formato. El que usa OpenOffice.org es el de tipo OpenDocument, y se puede exportar como PDF o el XHTML.
• Exportar a formato PDF... Realiza la traducción automática a dicho formato.
• Imprimir: Obtiene una copia impresa del área de datos actual. Para más información consultar Modalidades de impresión
• Envía: el documento como correo o como adjunto en PDF
• Todas estas operaciones se inician en el Menú Archivo o con el botón correspondiente de la barra de herramientas. Ver también las operaciones de Vista preliminar, y Propiedades del archivo.

Área de impresión.

Mediante la secuencia Formato > Imprimir rangos se puede definir un área de impresión para cada hoja del documento, de forma que sea lo único que se imprima de esa hoja. También es posible indicar que una fila o columna se imprima también en cada página siguiente.

Arrastrar

Operación de rellenar un rango mediante el controlador de relleno.

Asistente

• Asistente de archivos
  Se accede a él mediante el menú Archivo, eligiendo Asistentes. Este comando nos permite acceder a un catálogo de plantillas sobre las que podemos construir nuestro documento o modelo.
• Asistente de funciones
  Algunas funciones son muy complicadas de escribir, especialmente sus argumentos, que pueden ser múltiples o de rangos complicados. Para facilitar la escritura de funciones existe el asistente, al que se accede mediante el botón correspondiente en la Barra de Fórmulas.
  Al abrirlo se nos ofrecen todas las categorías de funciones. Elegiremos una con doble clic y el asistente nos ayudará a escribir los datos o seleccionarlos en la hoja mediante los botones de minimizar el cuadro de diálogo.

Autosuma

La operación de sumar columnas es una de las más frecuentes en una Hoja de Cálculo y por ello se ha automatizado mediante el botón Autosuma, situado a la izquierda de la línea de edición de fórmulas y rotulado con la letra sigma Σ.
Para lograr la suma de toda una columna de datos basta seleccionar la celda inferior, pulsar sobre el botón Autosuma y aceptar con Intro la fórmula propuesta.
De la misma forma se puede sumar una fila de datos si se selecciona la celda de la derecha de los mismos.

Ayuda

Se puede acceder a la ayuda de OpenOffice.org mediante el menú correspondiente, en sus opciones:

• Contenido
  Muestra el contenido de la Ayuda de OpenOffice.org en ventana aparte, dividido en los capítulos Contenido, Índice, Buscar y Marcadores.
• Ayudante
  Abre la ayuda sensible al contexto, al que también se accede desde cualquier punto del programa con la tecla F1
• Ayuda emergente
  Si se activa esta opción aparecerá el significado de los botones contenidos en las barras de herramientas (en un menú emergente) con sólo señalarlos con el ratón.
• Ayuda activa
  Complementa la opción anterior suministrando ayuda sobre el funcionamiento de cada botón. Se activa al pasar el ratón sobre él.

-B-

Barras de herramientas

La Hoja de Cálculo de OpenOffice.org contiene varias barras útiles:

• Barra de menús
  Es la barra básica, situada en la parte superior de la pantalla, que contiene las entradas a todos los comandos importantes: Archivo, Editar, Ver, etc.
  Para activarlos se señalan con el ratón (puntero) pulsando el botón izquierdo. Se abrirá el menú correspondiente en el que se podrá elegir una entrada cualquiera.
  Las siguientes Barras se pueden hacer visibles o invisibles con el comando Ver del menú anterior, activando o desactivando cada barra por separado.
• Barra Estándar
  Contiene los botones más importantes referentes a Archivos (Abrir, Imprimir, etc. ), Edición (Cortar, Copiar y Pegar), Hiperenlaces y otros. Para cambiar los botones visibles basta señalar la pequeña flecha que aparece a la derecha de la barra y activar o desactivar cada botón por separado. Este procedimiento vale para todas las barras.
• Barra de Formato
  El contenido básico de esta barra son los formatos. En ella figuran las opciones más importantes de Fuentes, Bordes, Rellenos, Formatos numéricos, etc.
• Barra de fórmulas
  Es la Barra de entrada de datos. En ella figuran el nombre y referencia de la celda activa, su contenido y varios botones para gestionar la edición del mismo (Asistente de funciones, Autosuma, Signo igual).
• Barra de Dibujo
  Contiene las entradas a muchos objetos de dibujo, como cuadros de texto, flechas, formas, Fontwork, etc.
• Barra de estado
  Es la más inferior en la pantalla. Contiene datos valiosos sobre el archivo abierto, como la escala actual, la hoja que está abierta, e incluso la suma del rango seleccionado.
  El resto de barras son más especializadas. Puedes consultar la Ayuda de OpenOffice.org

Base de datos

Para considerar un rango de filas y columnas como una Base de Datos basta que esté organizado de forma que las filas constituyan los registros del campo y las columnas los campos. Para ello es necesario que el rango de datos esté separado del resto de la hoja por zonas en blanco y es conveniente que la primera fila contenga los títulos de los campos.

• Creación
  Se abre una hoja vacía, se escriben los encabezamientos (títulos o rótulos) de los campos y debajo todos los datos ordenados según los campos.
• Definición del área de datos
  Se selecciona el área deseada. Con Datos > Definir rango... se abre el cuadro de diálogo Definir área de datos.
  Se escribe un nombre para el área y se comprueba que en Opciones esté activada la que contiene encabezamientos de columnas. Finalmente se cierra el cuadro.
• Selección del área
  Basta señalar una celda de la misma y pedir Seleccionar Rango. En el catálogo que se abre se selecciona el nombre del área deseada.
• Ordenar
  Una vez seleccionada el área se pide Datos > Ordenar. Se eligen los criterios para ordenar (hasta tres por orden de prioridad) con la opción en cada uno de Ascendente o Descendente.
• Filtrar
  Esta operación reduce el número de registros que se ven en la tabla de datos. Sólo se verán los que cumplan determinados criterios que se concretan en un cuadro de diálogo. Existen dos tipos de filtro:
• Filtro Predeterminado
  Se selecciona el área y se ejecuta Datos > Filtro > Filtro predeterminado. En cada criterio se concreta el campo de filtrado, los signos =, >, etc. y los valores de filtrado. Se pueden unir varios criterios mediante las conexiones Y y O. Tras pulsar Aceptar se verán sólo los registros de datos que reúnan todos los criterios. Para volver a la visualización total se elige Datos > Filtro > Eliminar filtro.
• Filtro automático
  El Filtro automático es más cómodo pero menos potente. Una vez seleccionada el área, se elige como filtrado el automático. Con ello dotamos a cada campo por separado en los encabezados de un botón que abre los distintos criterios. Si se seleccionan varios criterios, se combinarán con la conexión Y. Se elimina como el Estándar.
  Las bases de datos tienen más prestaciones, como calcular subtotales o importar datos de otra base. Puedes consultarlas en la Ayuda de OpenOffice.org.

Bitmap

Aunque como concepto general en la Informática, esta palabra significa mapa de bits y da lugar al formato BMP de los gráficos, en el contexto de OpenOffice.org se designa con la expresión modelos de bitmap a los dibujos predefinidos que forman pautas gráficas para rellenar diversas áreas o fondos de objetos. Por ejemplo, en un gráfico se puede conseguir que el fondo tenga aspecto de mármol, o de gotas de lluvia, etc. asignando un bitmap a su área de gráfico. Ver también Gradiente.

Borrar

• Borrar celdas
  Debemos distinguir entre borrar celdas o borrar contenidos.
  En el primer caso, se eliminan totalmente las celdas y otras ocupan su lugar. El programa solicita información sobre cuáles serán esas celdas que reemplazan a las eliminadas. Esta operación se ejecuta mediante la secuencia Editar > Borrar celdas.
  En el segundo caso, se debe concretar si se borra todo, o sólo formatos, fechas, etc. Esta operación se ejecuta mediante la tecla Supr o con la secuencia Editar > Borrar contenidos.
• Borrar rangos
  El borrado de rangos es similar al de celdas en sus dos variantes. Sólo hay que seleccionar la fila, columna o rango que deseemos eliminar o borrar y proceder como en el caso de la celda.
• Uso del botón derecho
  Tanto en el caso de celda como en el de rango, el uso del botón derecho nos permite elegir con comodidad qué tipo de borrado deseamos efectuar.

-C-

Cálculo manual y automático

En OpenOffice.org Calc las fórmulas se calculan de forma inmediata, en cada alteración de los contenidos de las celdas. Se puede cambiar este comportamiento a Cálculo Manual mediante Herramientas > Contenidos de Celdas > Cálculo automático. Con esta modalidad sólo se actualizan los cálculos si se pulsa F9 o se pide Herramientas > Contenido de Celdas > Recalcular. Con F9 se recalculan las celdas que hayan sufrido cambios, y con Mayúsculas + Ctrl + F9 se recalculan todas.

Celda activa

Para modificar el contenido de una celda la debemos seleccionar previamente con el cursor. Con esta operación se convertirá en la celda activa, es decir la que constituye el foco del trabajo. Si se selecciona todo un rango todas sus celdas estarán activas, aunque no se podrán editar una por una.

Combinaciones de teclas

Sólo se incluyen las de uso más frecuente. Para más información se debe acudir a la Ayuda de OpenOffice.org.

Supr	Eliminar contenidos	Control+X	Cortar	F1	Ayuda
Entrar	Confirmar	Control+C	Copiar	F2	Abre modo edición
Inicio	Salta a primera columna	Control+V	Pegar	F3	Insertar nombre
Fin	Salta a última columna con datos	Control+Z	Deshacer	F5	Navegador
Control+Inicio	Salta a A1	Control+A	Seleccionar todo	F7	Ortografía
Control+Fin	Sitúa el cursor al final del área de datos	Control+Entrar	Salto de línea manual	F9	Recalcular
AvPag y RePag	Cambian a la pantalla siguiente o anterior	Control+O	Abre un documento	F11	Estilo y formato
Control+AvPag (o Re Pag)	Ídem a hojas anterior y siguiente	Control+S	Guardar	Esc	Interrumpe una acción

Controlador de relleno

Objeto situado en el vértice inferior derecho de una celda, que permite copiar su contenido a lo largo de la columna o fila de la misma mediante arrastre con el ratón. Sin soltar el dedo, se arrastra el controlador hasta el punto deseado. Según el tipo de contenido se activa una modalidad distinta de arrastre.

Copia de seguridad

Mediante la secuencia Herramientas > Opciones > Cargar/Guardar > General se puede configurar la realización de copia de seguridad de todos los trabajos. Se pueden determinar dos acciones:

• Activar o no la realización de una copia de seguridad de todos los archivos. El nombre de la copia será idéntico al del documento pero con la extensión .BAK.
• Guardar automáticamente las modificaciones cada cierto tiempo en minutos que podremos configurar.

Cuadro de texto

Con la Barra de herramientas que se abre a la izquierda de la pantalla, se puede elegir la opción de Texto (La T mayúscula) mediante la cual se puede dibujar un rectángulo y dentro de él un texto cualquiera. La ventaja de un cuadro de texto es que puedes cambiar toda su presentación independientemente de la del resto de la hoja: uso del FontWork, gradientes de color, etc.

-D-

Datos

Con esta entrada de menú accedemos a opciones que generalmente no tienen carácter elemental, pero que no son muy difíciles de entender.

• Definir rango
  Elige un rango determinado como una base de datos. Es una alternativa a la consideración como área de un rango aislado del resto de la hoja (ver Base de datos). Se puede usar también como nombre de rango en fórmulas como =SUMA(Notas1).
• Seleccionar rango...
  Selecciona la base de datos que está ya definida.
• Ordenar
  Ordena en orden ascendente o descendente los datos de un rango seleccionado. Permite tres criterios de ordenación jerarquizados (ver Base de datos).
• Filtro
  Filtra los datos de una base de datos definida en un rango (ver Base de datos).
• Subtotales...
  Cuando se ordena una base de datos mediante los valores de un campo, con esta prestación se pueden añadir subtotales en los cambios que sufran dichos valores.
• Validez...
  Permite definir criterios para admitir o no los datos que se escriban en un rango determinado. Contiene la opción de crear listas desplegables.
• Consolidar
  Reúne en una sola tabla los resultados procedentes de otras similares.
• Operaciones múltiples
  Si una celda contiene una fórmula dependiente de otra o de otras, con esta opción se puede aplicar esa misma fórmula a toda una fila, columna o tabla de doble entrada.
• Texto a columnas
  Convierte datos de otro programa separados por delimitadores en columnas separadas.
• Piloto de datos
  Permite la creación de tablas dinámicas.
• Fuentes de datos
  Accesible desde el menú Formato y con la tecla F4, permite el acceso a una fuente de datos externa.

Deshacer

Invierte o deshace la última entrada u orden.
Para activar esta orden hay que usar la secuencia Editar > Deshacer. Existe también el botón Deshacer en la Barra de Funciones. Si se pulsa sobre el pequeño triángulo que posee en la parte superior, se abre un catálogo de acciones a deshacer, no necesariamente la última. El número de pasos que se pueden deshacer se concreta mediante la secuencia Herramientas > Opciones > OpenOffice.org > Memoria de trabajo.

-E-

Edición de una celda

Sólo se puede editar (modificar el contenido) de una celda si está activa. Para ello basta pulsar F2, con lo que se editará sobre la misma celda, o bien señalar con el ratón la línea de edición de fórmulas superior. En ambos casos el texto se edita como en cualquier línea de edición de Windows. También se abre la edición con un doble clic sobre la celda.

Editar

El menú Editar contiene las siguientes entradas importantes:

• Deshacer
  Ver Deshacer
• Restaurar
  Ver Restaurar
• Último comando (Repetir)
  Repite la última orden o comando.
• Cortar
  Borra la celda, rango u objeto seleccionado y sitúa una copia del mismo en el portapapeles, del cual se puede extraer más tarde con la orden Pegar.
  Se puede activar este comando con la combinación de teclas Ctrl + X o con el botón correspondiente en la Barra de Formato.
• Copiar
  Copia la celda, rango u objeto seleccionado en el portapapeles sin borrar el original. Después se puede extraer más tarde con la orden Pegar.
  Se puede activar este comando con la combinación de teclas Ctrl + C o con el botón correspondiente en la Barra de Formato.
• Pegar
  Sitúa el contenido del portapapeles en la celda, rango u objeto seleccionado.
  Se puede activar este comando con la combinación de teclas Ctrl + V o con el botón correspondiente en la Barra de Funciones.
• Pegado especial
  Es un tipo de pegado que cambia según el objeto que se haya copiado.
• Datos contenidos en celdas:
  Se puede elegir entre pegar todo o sólo números, fechas, fórmulas, etc. Si son números, se puede decidir si los datos copiados se operan con los existentes mediante las cuatro operaciones. Igualmente, se pueden ignorar las celdas vacías, o desplazar, etc.
• Imágenes y textos procedentes de otros programas: Este comando permite elegir en qué tipo de formato se debe efectuar el pegado.
• Seleccionar todo
  Selecciona todo el ámbito de trabajo actual, a fin de copiar, cortar o eliminar su contenido.
• Buscar y reemplazar
  Busca el texto solicitado y, si se indica así, lo sustituye por otro.
  Contiene numerosas opciones, como la de dónde buscar, tipo de coincidencia, etc.
  Se activa también con la combinación de teclas Ctrl + B
• Navegador (F5)
  Se abre el Navegador, que es muy útil para recorrer todas las hojas, áreas, nombres de celdas y objetos contenidos en el documento. Es especialmente útil para buscar los destinos de los hiperenlaces y para pegar algunos objetos como copias, vínculos o hiperenlaces. Se activa también con la tecla F5.
• Encabezamientos y pies de página
  Este comando dota a los documentos, para su impresión, de encabezamientos y pies de página. Ambos objetos permiten ser editados en tres zonas (izquierda, central y derecha) por separado, e insertar fecha, hora, número de página etc.
• Rellenar
  Permite llenar un rango con un contenido prefijado, ya sea de simple copia o siguiendo una serie de números. Se puede efectuar cómodamente con el controlador de relleno.
• Eliminar celdas o contenidos
  Contiene todas las variantes de eliminación de objetos: celdas, filas, columnas, hojas, etc. Se debe distinguir entre eliminar las celdas y borrar sólo los contenidos. Ver Borrar

Estilo

El Estilo es un conjunto de características del formato de una celda o de una página. Este conjunto se guarda para poder aplicarlo más tarde a una celda, rango o página determinados. Para aplicar un estilo ya creado, hay que acudir al Estilo y formato y pulsar dos veces sobre el estilo elegido. El Estilo y formato es una ventana que se abre con la tecla F11, mediante su botón correspondiente en la Barra de Funciones, o a través del menú Formato, y contiene los estilos de celda y de página listos para ser aplicados a la selección actual.

La operación inversa consiste en crear un estilo nuevo a partir del formato ya determinado de una celda o rango. Para ello, se selecciona la celda o rango, se abre el Estilo y formato con F11 y se pulsa sobre el botón superior Nuevo estilo a partir de Selección. Basta entonces dar un nombre para que se cree un nuevo estilo.

-F-

Filas, columnas y celdas

Una hoja contiene diferentes celdas distribuidas en filas y columnas. Las filas están rotuladas con números desde 1 hasta 65536 y las columnas con letras simples o dobles que van desde la A hasta la Z, AA hasta AZ y así hasta la última columna que se nombra con las letras AMJ.

Cada celda se nombra mediante su fila y columna. Así por ejemplo la celda B4 será la situada en la fila 4 y columna B.

Los rótulos de las filas y columnas se encuentran en el borde de la ventana: en la parte superior los de las columnas y a la izquierda los de las filas. Pulsando sobre un rótulo se seleccionará toda la columna o fila. Una hoja se selecciona al pulsar sobre la intersección de los rótulos de filas y de columnas.

FontWork

Es un conjunto de rótulos atractivos. Para acceder a la Galería de FontWork basta usar el botón correspondiente de la Barra de Dibujo. Una vez abierta se elige el modelo que nos resulte más atractivo.

Formato de celdas

Llamaremos formato de una celda o rango de celdas al conjunto de opciones que constituyen su forma de presentación en pantalla y que no afectan a su contenido. A todas esas opciones se accede al activar el comando Formato - Celdas... del menú principal del programa.

A los formatos de celda también se accede pulsando con el botón derecho y eligiendo Formatear celdas... en el menú contextual que se obtiene.

En el cuadro de diálogo correspondiente podemos elegir las siguientes pestañas:

• Fuente
  No necesita explicación particular porque coincide en lo esencial con todos los cuadros de elección de fuentes en Windows. Los aspectos de tamaño, fuente, color, efectos, etc. son de comprensión fácil. Una pestaña complementaria es la de Efectos de fuente.
• Borde
  También es muy simple cambiar el color de relleno y los bordes de una celda o de un grupo de celdas. Lo más importante de reseñar es que todos los efectos posibles en los bordes afectan a toda un área, si está seleccionada y no sólo a una celda. Los conceptos de bordes predeterminados, estilo de líneas, colores de líneas y sombras, etc. se explican por sí solos. En la Barra de Herramientas de Formato existen botones que realizan la misma función de cambiar fuentes o bordes.
• Fondo
  Para cambiar el color de fondo de un rango de celdas, basta seleccionarlo de la paleta que se ofrece. También existe un botón para esta operación.
• Alineación
  Es un conjunto muy potente de opciones, pues permite encajar el contenido de una celda respecto a su contorno cambiando numerosos parámetros, como: la alineación horizontal, la vertical, inclinación del texto, la distancia a la cuadrícula. Para comprender todas ellas, el mejor camino es experimentar con algún texto concreto.
• Protección de celda
  Las celdas de una hoja de cálculo pueden protegerse para evitar alteraciones de su contenido por una distracción. Con esta opción se pueden activar o dejar en blanco cada una de las tres opciones: Protegido, Ocultar fórmulas, Ocultar todo. Esta operación se hará por separado en distintos rangos, los que se quiere proteger y los que se dejarán para entrada o modificación de datos. La protección sólo será efectiva si después se protege todo el documento con el comando Herramientas > Proteger documento > Hoja de Cálculo.
• Combinar celdas
  Permite combinar las celdas seleccionadas formando con ellas una sola. Si esta propiedad no está activada, se consigue el efecto con el menú Formato > Combinar celdas. Si ya está definida, se puede anular mediante el mismo procedimiento Formato > Combinar celdas.
• Números
  Las opciones de formato numérico también son muy variadas:
• Categoría:
  Permite expresar un número como fecha y hora, moneda, formato estándar, etc. Si no se indica otra cosa, el formato por omisión es el de Número. Es interesante experimentar con el de Fecha y Hora. Los formatos posibles en cada categoría figuran en el panel del centro, bajo el título de Formato.
• Opciones
  Se pueden fijar el número de decimales y si deseamos que los números negativos se presenten en rojo, lo que es adecuado para documentos mercantiles. El número de ceros a la izquierda es muy útil si se quieren escribir códigos con número fijo de dígitos y los separadores de miles, dan a las cantidades un aspecto más legible.
• Código de formato
  Para operaciones elementales no hay que alterar el código que figure en este campo. No obstante, hay casos, como en las unidades físicas, en los que desearemos añadir símbolos como w, km. o €. Para ello añadiremos el símbolo deseado entre comillas "km.", "metros/segundo", etc.
  Para más detalles hay que consultar el apartado Códigos de formato numérico de la ayuda de OpenOffice.org.

Formato de columna

Se accede al formato de columna desde el menú Formato. En el mismo se puede cambiar:

• Ancho
  Cambia el ancho de las columnas seleccionadas. Si se activa la opción de Valor predeterminado se dará ese valor de ancho a la columna actual.
• Ancho óptimo
  Adapta el ancho de la columna a sus contenidos.
• Ocultar
  Oculta la columna, aunque no la suprime.
• Mostrar
  Para volver a mostrar una columna oculta se debe seleccionar un rango que la contenga y pedir Mostrar.

Formateado condicional

Si deseamos que el aspecto de una celda dependa de su contenido debemos aplicar un formato condicional. Para ello debemos disponer previamente de estilos definidos por nosotros o existentes por defecto para asignarlos según los valores contenidos (ver Estilo)
Con la secuencia Formato > Formateado condicionado podemos asignar distintos estilos según las condiciones que deseemos determinar.

Formato de fila

Se accede al formato de fila desde el menú Formato. En el mismo se puede cambiar:

• Altura
  Cambia la altura de las filas seleccionadas. Si se activa la opción de Valor predeterminado se dará ese valor de altura a la fila actual.
• Altura óptima
  Adapta la altura de la fila al tamaño de su fuente.
• Ocultar
  Oculta la fila, aunque no la suprime.
• Mostrar
  Para volver a mostrar una fila oculta se debe seleccionar un rango que la contenga y pedir Mostrar.

Formato de páginas

Se accede al formato de la página desde la vista preliminar o desde el menú Formato.

Las opciones más importantes son:

• Administrar
  sólo se debe rellenar para modificar la plantilla.
  
• Página
  gestiona el tipo de papel (A4, B5,...), los márgenes, la orientación vertical u horizontal. etc.
• Diseño de página
  permite fijar si el formato se aplica a todas las páginas o sólo a las de la derecha o izquierda o bien se incluye la adaptación a impresión a doble cara (Reflejado).
• Orientación
  permite centrar las celdas en la página vertical u horizontalmente.

Funciones estadísticas

Se incluyen sólo las básicas. Para más información consúltese la Ayuda de OpenOffice.org.

• COEFICIENTE.ASIMETRIA
  Calcula la asimetría de unas celdas o rangos.
  COEFICIENTE.ASIMETRIA(2;3;4;9)=1,6 COEFICIENTE.ASIMETRIA(Hoja1.B12:Hoja1.B34)
• COEF.DE.CORREL
  Halla el coeficiente de correlación que relaciona dos rangos.
  COEF.DE.CORREL(A1:A9;B1:B9)
• COVAR
  Devuelve la covarianza de números, celdas o rangos.
  COVAR(C2;C4;C6)=23,4
• CUARTIL
  Calcula el cuartil de un conjunto de celdas o rangos según un nivel determinado 1, 2 o 3.
  CUARTIL(G1:G50;3) devuelve el tercer cuartil del rango G1:G50
• CURTOSIS
  Devuelve la curtosis o aplastamiento de una distribución contenida en un conjunto de celdas o rangos.
  CURTOSIS(A1:A20;C1:C20)=3
• DESVEST
  Calcula la desviación estándar de una muestra, es decir, con cociente n-1 en la fórmula.
  DESVEST(2;3;5)=1,53
• DESVESTP
  Calcula la desviación típica de la población.
  DESVESTP(2;3;4)=0,82 DESVESTP(B22:H25)=9,23
• DISTR.NORM
  Calcula la probabilidad en la distribución normal correspondiente a un valor x, según la media y la desviación estándar dadas.
  =DISTR.NORM(4;2;1;1)=0,98 (probabilidad de 4 con media 2, desviación 1 y acumulada o función de distribución)
  =DISTR.NORM(4,1;3;1;0) = 0,22 (Función densidad normal de 4,1 con media 3 y desviación 1)
• DISTR.NORM.ESTAND
  Idéntica a la anterior, con media 0 y desviación estándar 1.
• ERROR.TÍPICO.XY
  Calcula el error típico en el ajuste lineal de los datos de un rango.
  ERROR.TÍPICO.XY(A3:A67;B3:B67)
• GAUSS
  Calcula la integral o función de distribución normal desde cero hasta el valor dado.
  GAUSS(1,65)=0,45
• INTERSECCIÓN.EJE
  Devuelve el coeficiente B de la recta de regresión Y' = A + B X del rango Y sobre el rango X.
  INTERSECCIÓN.EJE(B2:B10;A2:A10)
• MÁX y MÍN
  Buscan el máximo y mínimo, respectivamente, de un rango.
• MEDIANA
  Devuelve la mediana de unos valores, celdas o rangos. No actúa sobre frecuencias.
  =MEDIANA(1;2;2;2;3;4)=2
• NORMALIZACIÓN
  Tipifica un valor según una media y desviación estándar dadas.
• PENDIENTE
  Devuelve el coeficiente A de la recta de regrersión Y' = A + B X del rango Y sobre el rango X.
  PENDIENTE(B2:B10;A2:A10)
• PERCENTIL
  Calcula el k-ésimo percentil en una distribución contenida en un rango.
  PERCENTIL(H7:H13;80%)=7,8
• PROMEDIO
  Calcula la media aritmética de números, celdas aisladas o rangos.
  Sobre números aislados: =PROMEDIO(3;4;5;7) = 4,75
  Sobre celdas aisladas: =PROMEDIO(C7;C8;C9)
  Sobre un rango de celdas: =PROMEDIO(Recogida.$B$11:Recogida.$G$20)
• PRONÓSTICO
  Devuelve el pronóstico de un valor dado en el ajuste lineal entre dos rangos Y X.
  PRONÓSTICO(C11;D1:D20;C1:C20)
• RANGO.PERCENTIL
  Es la función inversa de PERCENTIL. Calcula el rango percentil correspondiente a un valor dado.
  RANGO.PERCENTIL(H7:H13;7)=67%
• VAR y VARP
  Calculan la varianza de la muestra y la de la población respectivamente. Se incluyen sólo las básicas. Para más información consúltese la Ayuda de OpenOffice.org.

Funciones de fecha y hora

• AHORA
  Devuelve el día actual y la hora, todo en la misma celda, según marque el reloj del sistema.
• DÍAS
  Calcula el número de días entre dos fechas. Así, si en B8 tenemos la fecha 20/12/2005 y en la B7 04/04/2004, la fórmula =DIAS(B8;B7) nos dará un resultado de 625 días.
• HOY
  Nos devuelve la fecha actual del sistema.

Funciones de información

Se incluyen sólo las básicas. Para más información consúltese la Ayuda de OpenOffice.org.

• ESBLANCO
  Devuelve el valor lógico VERDADERO si la celda argumento está vacía.
  SI(ESBLANCO(D12);"ES BLANCO";"TIENE CONTENIDO")
• ESNÚMERO
  Devuelve el valor lógico VERDADERO si la celda argumento contiene un número.
  SI(ESNÚMERO(K9);K9/2;" ")
• ESTEXTO
  Devuelve el valor lógico VERDADERO si la celda argumento contiene un texto.
  ESTEXTO(J1)
• TIPO
  Devuelve un número según el tipo de dato contenido en una celda:
  1: número 2: texto 4: valor lógico 8: fórmula 16: error.
• TIPO.DE.ERROR
  Devuelve el tipo de error que produce la fórmula de una celda.
  TIPO.DE.ERROR(C16)=503 significa que se ha dividido entre cero.

Funciones lógicas

Todas son muy fáciles de entender:

• FALSO
  Devuelve el valor FALSO.
• O
  Aplica la conectiva lógica O a varios argumentos.
  O(A11=2;A12=2;A13=0)
• NO
  Aplicada a un resultado lógico, cambia su valor entre VERDADERO o FALSO.
  NO(C12<23) NO(ESNÚMERO(C2))
• SI
  Es la función condicional. Actúa sobre una condición y si es verdadera se calcula una primera fórmula y si es falsa otra segunda. Las funciones SI, como todas las demás, se pueden anidar.
  SI(9>8;44;23)=44 SI(D5<12;D6;SI(D5>0;0;1))
• VERDADERO
  Devuelve el valor lógico VERDADERO.
• Y
  Aplica la conectiva lógica Y a varios argumentos.
  Y(ESBLANCO(D6);ESBLANCO(D7))

Funciones matemáticas

Se incluyen las más elementales o de uso más frecuente. Para más detalles se debe consultar la Ayuda de OpenOffice.org.

• ABS
  Valor absoluto de un número:
  ABS(2)=2 ABS(-6)=6
• ACOS
  Arco coseno expresado en radianes:
  ACOS(-1) = -3,141
• ALEATORIO
  Genera un número aleatoriamente elegido entre 0 y 1.
• ALEATORIO.ENTRE
  Similar al anterior, pero que genera números al azar entre dos límites, pero no se recalcula con F9.
• ÁRABE
  Convierte un número romano a notación árabe normal
  ÁRABE(XXVII) = 27
• ASENO
  Arco seno expresado en radianes:
  ASENO(1) = 1,5708
• ATAN
  Arco tangente expresado en radianes:
  ATAN(1) = 0,7854
• ATAN2
  Ángulo correspondiente a los dos componentes de un vector:
  ATAN2(3;3) = 0,7854 ATAN2(4;0)=0
• COMBINAR
  Número de combinaciones sin repetición o número combinatorio.
  COMBINAR(5;2) = 10 COMBINAR(8,7) = 28
• COMBINAR2
  Número de combinaciones con repetición.
  COMBINAR2(4,2) = 10
• CONTAR
  Cuenta el número de celdas no vacías que contiene un rango.
  CONTAR(A12:A40) = 28
• CONTAR.BLANCO
  Cuenta el número de celdas en blanco que contiene un rango.
  CONTAR.BLANCO($A$12:$B23) = 11
• CONTAR.SI
  Cuenta el número de celdas que cumplen una condición en un rango. La condición puede ser: un número o una expresión entre comillas.
  CONTAR.SI(A7:J7;">89")=2
• ENTERO
  Redondea un número real al entero inferior a él más cercano.
  ENTERO(-2,7)=-3 ENTERO(2,2)=2
• EXP
  Devuelve la exponencial de ese número, es decir eⁿ.
  EXP(1)=2,718
• FACT
  Calcula el Factorial de un número.
  FACT(5)=120
• GRADOS
  Convierte radianes en grados.
  GRADOS(PI())=180
• LN
  Es el logaritmo natural o neperiano de un número.
  LN(3)=1,099
• LOG
  Devuelve el logaritmo de un número dado en una base también dada.
  LOG(16,2)=4 LOG(125;5)=3
• LOG10
  Calcula el logaritmo en base 10 de un número.
  LOG10(10000)=4
• M.C.D
  Encuentra el máximo común divisor de un conjunto de números.
  M.C.D(144;90:84)=6
• M.C.M
  Como el anterior, pero calcula el mínimo común múltiplo.
  M.C.M(12;15;25;30)=300
• PERMUTACIONES
  Devuelve el número de Variaciones sin repetición a partir de dos números. Si los dos son iguales equivale a Permutaciones sin repetición o al Factorial.
  PERMUTACIONES(8;2)=56
• PERMUTACIONESA
  Calcula el número de Variaciones con repetición.
  PERMUTACIONESA(8;2)=64
• PI()
  Devuelve el número 3,14159265...
• RADIANES
  Convierte grados en radianes.
  RADIANES(360)=6,2832
• RAÍZ
  Equivale a la raíz cuadrada. En OpenOffice.org, a diferencia de otras Hojas, se debe acentuar como en castellano.
  RAÍZ(625)=25
• REDONDEAR
  Redondea un número al decimal más cercano con las cifras decimales determinadas.
  REDONDEAR(2,4567;2)=2,46 REDONDEAR(3,14159;3)=3,141
• RESIDUO
  Equivale a la operación MOD de otros lenguajes y Hojas de Cálculo. Halla el resto de la división entera entre dos números. Como curiosidad, admite datos no enteros.
  RESIDUO(667;4)=3 RESIDUO(2,888;1,2)=0,488
• ROMANO
  Convierte a número romano
  ROMANO(7) = VII
• SENO
  Seno de un ángulo expresado en radianes.
  SENO(RADIANES(60))=0,866
• SI
  Es la función condicional. Actúa sobre una condición y si es verdadera se calcula una primera fórmula y si es falsa otra segunda. Las funciones SI, como todas las demás, se pueden anidar.
  SI(9>8;44;23)=44 SI(D5<12;D6;SI(D5>0;0;1))
• SIGNO
  Si el número es positivo devuelve un 1, si es negativo un –1 y si es nulo un 0.
  SIGNO(-8)=-1 SIGNO(7)=1
• SUMA
  Es una de las funciones más útiles de la Hoja de Cálculo. Suma todos los números contenidos en un rango.
  SUMA(A12:A45)=34520
• SUMAR.SI
  Idéntica a la anterior, pero sólo suma los números que cumplan una condición. El criterio es similar al de la función CONTAR.SI. Hay una variante con dos rangos que se puede consultar en la Ayuda.
  SUMAR.SI(A45;D45;"<21")
• TAN
  Calcula la tangente trigonométrica de un ángulo en radianes.
  TANGENTE(PI()/4)=1

Funciones de tipo financiero

Se incluyen las más elementales o de uso más frecuente. Para más detalles se debe consultar la Ayuda de OpenOffice.org.

• INT.EFECTIVO
  Devuelve el T.A.E., interés efectivo anual según los plazos de pago.
  Su formato es INT.EFECTIVO(Interés nominal anual; Número de periodos de pago anuales)
• NPER
  Calcula el número de periodos de pago necesarios para obtener un capital o pagar una deuda.
  Formato: NPER(Tasa; Pago; Capital actual;Capital deseado;Tipo)
  El significado de estos datos se incluye en las otras funciones financieras.
  El Tipo (opcional) sirve para concretar si los pagos se efectúan al principio o al final de cada periodo.
• PAGO
  Halla el pago periódico necesario para reunir un capital o pagar una deuda.
  Su formato es =PAGO(Tasa; Número de pagos; Capital actual; Capital deseado)
  Tasa: Es el tipo de interés correspondiente a cada periodo.
  Número de pagos: Pueden ser años, trimestres, etc.
  Capital actual: Es el capital con el que se comienza la inversión. En el caso de anualidades de capitalización valdrá cero.
  Capital deseado: Es el capital final del proceso. En el caso de amortización será nulo, mientras el capital inicial se puede usar como negativo.
• PLAZO
  Halla el número de periodos necesarios para acumular un capital a interés compuesto.
  Su formato es PLAZO(Tasa de interés; Capital actual; Capital deseado)
• TASA.NOMINAL
  Calcula el interés nominal correspondiente a un T.A.E. determinado.
  Formato: TASA.NOMINAL(Tasa efectiva (TAE); Número de periodos de pago anuales)
• VF
  Calcula el valor futuro de una inversión con los siguientes parámetros:
  VF(Tipo interés; Número de periodos; Pago periódico; Capital inicial)
  Tipo de interés: Corresponde al interés en cada periodo de tiempo, no necesariamente anual
  Número de periodos: Pueden ser meses, años, trimestres, etc.
  Pago periódico: Se puede igualar a cero si es una inversión con interés compuesto y con sólo el pago inicial.
  Capital inicial: Será igual a cero si sólo se ingresan los pagos periódicos (anualidades de capitalización). Este parámetro es opcional.

Funciones de texto

• CONCATENAR
  Esta función equivale al operador & y permite reunir en uno solo varios textos:
  Si C9 contiene el texto " y " tendríamos que CONCATENAR("Pedro";C9;"Pablo") = "Pedro y Pablo"
  Su formato es CONCATENAR(Texto1;Texto2;...;TextoN) y equivale a Texto1&Texto2&...&TextoN.
• EXTRAE
  Extrae uno o varios caracteres del texto contenido en una celda o de una palabra. Hay que indicarle a partir de qué número de orden se extraen los caracteres y cuántos. Equivale a "cortar" unos caracteres de un texto.
  EXTRAE("Gloria";2,5)="loria", EXTRAE(C9,2,2)="DE"
  Formato: EXTRAE(Celda o palabra; inicio del corte; número de caracteres extraídos)
• REPETIR
  Permite construir un texto a base de la repetición de otro menor.
  Por ejemplo: =REPETIR("LO";4)=LOLOLOLO
• TEXTO
  Convierte un número en texto según un formato determinado. El código de este formato determinará el número de decimales, el punto de los miles, etc. Así, si tenemos en la celda C9 el valor 0,14187, la función texto lo convertirá en su expresión decimal sin valor numérico:
  TEXTO(C9;"0##,##0") = "0,14"
• VALOR
  Es la función contraria a la anterior: convierte un texto en número. Por ejemplo =VALOR(CONCATENAR("32";"32")) nos devuelve el número 3232.
  Un ejemplo curioso es que una fecha la convierte en los días transcurridos entre el día 30/12/1899 y la fecha escrita. Por ejemplo VALOR(03/03/2004) = 38049, que son los días transcurridos.

Otras funciones

• BUSCARH
  Es una función de búsqueda. Se le dan como datos un valor determinado, una matriz en cuya primera fila ha de buscar y el número de orden de la columna en la que debe extraer la información paralela a la buscada. Así, en la matriz
  
  

  Teresa	Pablo	María	Gema
  1976	1975	1980	1977
  Abril	Mayo	Enero	Marzo

  
  la función BUSCARH(María;Matriz;3) daría como resultado Enero y BUSCARH(Pablo;Matriz;2) nos devolvería el año 1975 (La palabra Matriz quiere significar el rango en el que estén los datos, por ejemplo A3:D6).
• BUSCARV
  Similar a la anterior, pero realiza la búsqueda por columnas en lugar de por filas.
• IGUAL
  Devuelve el valor VERDADERO si dos expresiones o celdas son iguales, y FALSO en el caso contrario. Admite como argumentos textos, celdas o incluso expresiones matemáticas. Por ejemplo: IGUAL(C2;D2)=VERDADERO; IGUAL(A2;B2+1)=FALSO; IGUAL(2+2;4)=VERDADERO.

-G-

Gradiente de color

Los cuadros de texto o las áreas de los gráficos pueden estar dotados de un fondo de relleno, al cual, mediante la opción gradiente se le puede dar estructura de un degradado entre dos colores básicos, con porcentajes y forma decididos por los usuarios. Ver también Bitmap.

Gráficos

Los gráficos se crean con la orden Insertar > Gráfico, habiendo seleccionado previamente el rango objeto del gráfico, o bien con el botón correspondiente de la Barra Estándar

Con esta operación se inicia el asistente para gráficos, que construye el gráfico en una versión inicial.

Un gráfico se puede perfeccionar en su aspecto pulsando con doble clic sobre él, con lo que la barra de herramientas cambia sus opciones para volver a cambiar títulos, leyendas, ejes, colores de área, vista en 3D. etc.

Si se pulsa sobre series de datos del gráfico se puede cambiar también el grosor o los colores de las líneas. Debes pulsar una sola vez si deseas acceder a las opciones de la ventana de gráfico (posición, cortar, copiar, etc.) y dos veces para acceder a las opciones generales del gráfico (título, leyendas, autoformato...). En ambos casos es bueno mover el ratón sobre el gráfico y leer las opciones que aparecen, y una vez situados en el elemento que deseemos, pulsar el botón derecho o efectuar un doble clic.

-H-

Herramientas

• Revisión ortográfica
  Se efectúa una revisión ortográfica de la hoja con las opciones básicas de Ignorar una vez, Ignorar todo, Agregar, etc.
  
• Idioma
  Gestiona el diccionario de sinónimos y la separación silábica.
• Detective
  También llamado Auditoría, permite rastrear las celdas de las que depende la actual o, a la inversa, las celdas que dependen de ella. Su objetivo es ver errores y estudiar cómo los cambios en una celda afectan a otros. Su utilidad reside en el poder revisar a fondo toda la estructura de cálculo de una hoja.
• Corrección automática
  Define las sustituciones automáticas de una palabra por su versión correcta, como hacer en lugar de acer. El cuadro de diálogo correspondiente se explica por sí mismo.
• Buscar valor destino
  También llamado Persecución de objetivos. Equivale a lo que en Álgebra llamamos despejar. Se fija el valor deseado en una celda que depende de otra y el programa calcula el valor adecuado de esta última para conseguir el objetivo. Hay que dar tres datos:
  
  1. Celda de la fórmula: Es la celda que contiene la fórmula cuyo resultado deseamos fijar.
  2. Valor destino: Es el valor que fijamos para la celda anterior.
  3. Celda variable: Contiene el valor que deseamos despejar, del cual depende el valor destino.
• Solver
  Herramienta similar a la anterior, pero más potente, porque permite maximizar o minimizar una función objetivo que depende de varias celdas sujetas a restricciones. Podría decirse que resuelve problemas de Programación Lineal, aunque también se le puede forzar a resolver sistemas de ecuaciones lineales.
• Proteger documento
  Protege contra modificaciones las celdas que previamente han sido declaradas como protegidas mediante la opción Formato Celdas Protección. Admite proteger sólo la hoja actual o bien el documento completo en su estructura de hojas (no se podría añadir hojas ni eliminar ninguna)
• Contenido de celdas
  • Recalcular
    Si está desactivado el cálculo automático se puede forzar a la actualización de los cálculos mediante la tecla F9 o bien con el comando Herramientas > Recalcular.
  • Cálculo automático
    El cálculo de una fórmula es automático por omisión, es decir, que si alteramos unos datos también cambian todos los resultados de fórmulas que dependan de esos datos. No obstante, para algunos trabajos conviene que no se actualicen de forma automática. Para ello basta desactivar el cálculo automático en la opción que figura en este menú.
  • Entrada automática
    Permite que el contenido de las celdas se "autocomplete" cuando al comenzar a escribir los primeros caracteres coincidan con textos ya usados en el modelo y que se interpreta que el usuario desea completar. Por ejemplo, que al escribir "Ene" se complete a "Enero".
• Galería
  Permite activar o desactivar la galería de imágenes. Si está visible, permite insertar objetos en la hoja de cálculo mediante el procedimiento de arrastrar y soltar.
• Reproductor de medios
  Abre un pequeño reproductor de vídeo y sonido
• Macro
  Conjunto de instrucciones programadas previamente y que se ejecutan mediante barras de herramientas, botones o teclas. Esta opción de menú permite ejecutar, grabar y organizar macros.
• Administrador de extensiones
  A partir de la versión 3, Calc permite la gestión de extensiones con más facilidad. Desde esta opción se pueden activar, desactivar  eliminar las extensiones instaladas.
• Personalizar...
  Permite definir el comportamiento del teclado, menús, barra de estado, barras de herramientas y distintos acontecimientos.
• Opciones...
  Contiene un conjunto de opciones para todos los módulos de OpenOffice.org. En el apartado de Hoja de Cálculo se pueden destacar los siguientes:
  1. Ver
     Se puede activar y desactivar Mostrar algunos elementos, como las fórmulas, anclas o notas, así como decidir si se verán algunos tipos de objetos.
     Se puede decidir también si se verán las líneas de división o los saltos de página y qué unidades de medida se usarán en la definición de los elementos de la Hoja.
  2. Calcular
     En este apartado se concretan los pasos de iteración y las diferencias mínimas o se desactiva esta opción. Igualmente se decide la precisión mostrada en los cálculos y si se distingue o no entre mayúsculas y minúsculas en las comparaciones de celdas.

Hiperenlace

Llamado también Link o Hipervínculo. Es el tipo de enlace introducido a partir del uso de Internet. Permite saltar de unas páginas a otras o dentro del mismo documento. Se puede insertar un hiperenlace en cualquier documento de OpenOffice.org Calc mediante la secuencia Insertar > Hiperenlace.

Hojas

Un documento de OpenOffice.org Calc puede contener varias hojas. En el borde inferior de la ventana de la hoja de cálculo se encuentran las pestañas de las hojas, así como los pequeños controles con los que se puede cambiar de una hoja a otra. Al iniciar un documento aparecen tres hojas distintas. Con la ruta de menús Insertar > Hoja de Cálculo... se pueden insertar hojas nuevas, (hasta 256) concretando además en qué posición se insertarán.

Las hojas se pueden cambiar de posición arrastrándolas con el ratón. También, con el menú contextual abierto con el botón derecho, se pueden efectuar las operaciones de Copiar, Desplazar, Cambiar nombre, Eliminar etc.

HTML

Lenguaje típico de las páginas web. Las siglas HTML corresponden a HiperText Markup Language: Lenguaje de marcas para hipertexto. A nivel elemental no es necesario usar este lenguaje, por lo que la traducción de un documento de OpenOffice.org a HTML permanece opaca para el usuario y su efecto es la posibilidad de ver ese documento en un Navegador, como el Internet Explorer. Para traducir una hoja de cálculo a HTML basta acudir a Guardar como y elegir la opción de Página web.

-I-

Imágenes

• Inserción
  La inserción de imágenes se logra desde el menú Insertar en su opción de A partir de archivo. Se busca la imagen almacenada en un archivo. Es conveniente activar la opción de Previsualización para poder elegir mejor la imagen deseada. La opción de Vincular se puede dejar inactiva, pues, en caso contrario, al borrar el archivo de origen de esa imagen, se puede perder su inserción en la hoja.
• Formato de una imagen
  Si se selecciona una imagen, el menú de formato cambia, y ofrece otras opciones, como:
  1. Filtro
     Se ofrece un catálogo de filtros para aplicar a la imagen, como suavizado, relieve, etc.
  2. Color
     Permite cambiar el equilibrio de color, el brillo y el contraste.
     
  3. Transparencia
     Cambia la transparencia respecto al fondo sobre el que está la imagen.
     
  4. Líneas
     Permite determinar el tipo, color y grosor de las líneas de la imagen (por ejemplo sus bordes)
     
  5. Relleno
     Sólo es útil definir un relleno si hay un grado de transparencia en la imagen.
     
  6. Sombra
     Se puede dotar a la imagen con una sombra.
  7. Anclaje, posición, orden de delante atrás, etc.
     Con los restantes botones se puede alterar estas otras características.

Insertar

El menú Insertar contiene las siguientes prestaciones:

• Salto manual
  Fuerza el salto a una nueva página en la impresión del documento, ya sea a partir de una columna o a partir de una fila. Se usa para clasificar un modelo en varias páginas impresas con el contenido en celdas fijado por el usuario.
• Celdas
  Permite insertar celdas nuevas, ya sea de forma aislada, forzando a las actuales a moverse hacia abajo o la derecha, ya sea insertando filas o columnas completas.
• Filas
  Inserta una fila nueva.
• Columnas
  Inserta una columna nueva.
• Hoja de Cálculo
  Añade al modelo una o varias hojas nuevas, pudiendo decidir en qué posición se desea insertar. Si sólo se inserta una se puede fijar también su nombre.
  Se puede también insertar una hoja perteneciente a otro archivo. Con la opción de Examinar se busca el archivo y se elige la hoja deseada en el catálogo que aparece.
• Símbolo
  Esta opción se utiliza cuando se necesita un símbolo o letra que no figura en el teclado, como las letras griegas o el símbolo del euro en teclados antiguos. Son interesantes las fuentes Symbol (para caracteres griegos) y StarMath (para Matemáticas).
• Hiperenlace
  Permite la inserción de un vínculo a otro documento o dirección. Basta rellenar en primer lugar el tipo de enlace a Internet, Correo, Documento o Nuevo y rellenar los datos que se pidan que serán distintos según el tipo de enlace. Es conveniente usar la opción de Examinar o Navegador.
• Función
  Equivale al Asistente de funciones.
• Lista de funciones
  Activa o desactiva la Lista de funciones en el borde derecho de la pantalla.
• Nombre
  Gestiona la definición del nombre de una celda o rango, así como su aplicación en otras celdas, mediante los comandos:
  1. Definir
     Permite asignar un nombre a una celda o rango.
     
  2. Pegar
     Pega el nombre de una celda en la edición de otra distinta.
     
  3. Aplicar
     Opción interesante para aplicar el nombre de la primera columna, encabezamiento u otros elementos en el resto de las celdas de un área seleccionada.
     
  4. Etiquetas
     Se asigna una etiqueta a un rango, que después se usa como las palabras Enero o Febrero, que permiten la referencia y también la función de autocompletar cuando se comienzan a escribir.
• Nota
  Hace aparecer una nota explicativa cuando el ratón se mueve sobre la celda seleccionada.
• Imagen
  Ver Inserción de imágenes
• Objeto
  Se pueden insertar diversas clases de objetos, que no están incluidos en los objetivos de este curso, aunque el uso de algunos de ellos no requieren aprendizaje previo.
• Gráfico
  Crea un gráfico (ver Gráficos)
• Frame
  Inserta marcos en HTML como los usados en Internet.

Iteración

Es el procedimiento de obtención de resultados en el que se repiten varias veces los mismos cálculos, generalmente mediante referencias circulares, hasta que se alcanzan unos pasos máximos determinados o bien la diferencia entre dos resultados consecutivos es menor que una alteración mínima fijada (Ver Herramientas > Opciones)

-M-

Menú contextual

Es el menú que aparece al seleccionar un objeto y pulsar sobre él con el botón derecho del ratón. En la Hoja de Cálculo es útil abrir las opciones de una celda determinada, o bien, pulsando sobre el rótulo correspondiente, las propias de una fila, columna u hoja. Es interesante acceder así a las opciones de las barras de menú y a los elementos de la barra de estado. El uso del menú contextual es altamente recomendable para todos los objetos que contenga una hoja.

Modalidades de impresión

Con Archivo > Imprimir, con el botón Imprimir de la barra de funciones o la combinación de teclas Ctrl+P, se imprimirá siempre todo el documento, salvo que se hayan definido áreas de impresión. En el cuadro Imprimir se puede elegir entre:

• Todo
  Imprimirá todas las hojas del documento divididas en páginas según las características de la impresora predeterminada.
• Selección
  Sólo se imprimirá el rango seleccionado.
• Páginas
  En este último caso se deben concretar las páginas que se imprimirán: 1-5, o 2,5,7 etc.

Según sea la impresora predeterminada, con Propiedades se podrá concretar el uso del color, la calidad de impresión o el número de copias.

(Ver Formato de página)

Mostrar

Si una fila o columna está oculta, para volverla a mostrar basta seleccionar sus adyacentes anteriores y posteriores, pulsar el botón derecho y pedir Mostrar.

Movimientos del cursor

• Con el ratón
  El cursor se desplaza a la celda que señale el ratón al pulsar el botón izquierdo. También con el ratón se puede mover el cursor mediante las barras de desplazamiento horizontal o vertical.
• Con el teclado
  Las principales combinaciones de teclas para mover el cursor son, además de las usuales de flecha de cursor y Repág o AvPág, etc. son las siguientes:
• Combinación de teclas
• Ctrl+Inicio Mueve el cursor a la celda A1.
• Ctrl+Fin Mueve el cursor al final del área de datos.
• Inicio Señala a la primera columna A de la fila actual.
• Fin Lleva el cursor a la última columna del área con datos, dentro de la fila.
• Ctrl+Izquierda Salta a la columna izquierda del bloque actual.
• Funcionan de forma similar las combinaciones Ctrl+Derecha, Ctrl+Arriba y Ctrl+Abajo
• Ctrl+AvPág Salta a la hoja anterior de la tabla.
• Ctrl+RePág Salta a la hoja siguiente de la tabla.
• Alt+RePág Desplazamiento de una página de la pantalla hacia la izquierda.
• Alt+AvPág Desplazamiento de una página de la pantalla hacia la derecha.
• El resto de combinaciones de teclas figuran en la Ayuda de OpenOffice.org.

-N-

Navegador

El Navegador permite movimientos muy variados dentro de un documento, especialmente en los largos, pues en los pequeños no es necesario. Además, una vez localizado un destino permite realizar algunas operaciones sobre él.

Para activar el Navegador basta pulsar la tecla F5 o pedir Editar > Navegador.

Una vez abierto, se nos ofrecen destinos muy variados dentro de la Hoja de Cálculo: hojas, marcas, áreas de datos, imágenes, etc.

Para ir a un destino determinado basta:

Escribirlo si es una columna, fila o celda, en las líneas de edición de la parte superior, y pulsar Intro (Enter).
Señalar si es un objeto, y pulsar Intro y hacer doble clic sobre él.
Indicar si es comienzo, final, etc. si se trata de un área de datos.

Una vez localizado el destino, con el Modo Arrastrar podemos decidir si al arrastrar con el ratón un objeto del Navegador a otro destino, insertará un hiperenlace, un vínculo o una copia.

Nombre de una celda o un área

Podemos asignar un nombre a una celda o a todo un rango o área. Por ejemplo, podemos llamar "Ingresos" a toda una columna que contenga este tipo de datos. Si desea calcular el promedio de toda esa columna sólo tendrá que escribir =SUMA(Ingresos) que nos da una visión más clara y atractiva del cálculo.

Para asignar un nombre a una celda o rango de celdas se seleccionan y se ejecuta el comando Insertar > Nombre > Definir y se escribe el nombre deseado en el cuadro de diálogo que se abre. También se puede asignar al revés: se escribe en primer lugar el nombre y después se seleccionan las celdas deseadas.

Con la misma ruta de comandos se puede eliminar un nombre o modificarlo.

Notas

Con la secuencia Insertar > Notas se puede asignar un pequeño comentario a una celda. Al pulsar sobre ella aparece un recuadro con el comentario deseado. Las celdas que poseen una nota aparecen con una pequeña señal de color en el ángulo superior derecho.

Números aleatorios

Son números comprendidos entre 0 y 1, generados aparentemente al azar, que se obtienen como resultado de la función ALEATORIO(), que usa una fórmula de generación de números dentro de un ciclo muy grande que los hace aparecer como imprevisibles.

-O-

Ocultar

Para ocultar una fila o columna hay que seleccionarla previamente, pulsar el botón derecho y pedir Ocultar.

Operadores en una Hoja de Cálculo

Aritméticos

Suma	+
Resta	>
Multiplicación	*
División	/
Porcentaje	%
Potencia	^

La jerarquía es la usual en Matemáticas: paréntesis, potencias y raíces, multiplicaciones, divisiones y porcentajes y por último suma y resta. De comparación

Igual	=
Mayor	>
Menor	<
Mayor o igual	>=
Menor o igual	<=
Desigual	<>

 

De texto Concatenar (unir dos textos) &

Ortografía

Ver Herramientas

-P-

Plantilla

Es un documento (hoja de cálculo) modelo que sirve de punto de partida para la construcción de otros más complejos basados en él: Cartas, presentaciones, agendas, etc. En un nivel elemental de uso no se deben alterar las plantillas. Se accede a ellas mediante el Asistente incluido en el menú Archivos.

Portapapeles

Es la parte de memoria destinada a almacenar la información procedente de las operaciones de Cortar o Copiar. Su contenido se vuelca mediante la orden de Pegar. (Ver Editar).

Propiedades de un archivo

Desde el menú Archivo se accede a las propiedades del documento actual. En él se pueden concretar las características del usuario y la descripción breve del documento, además de las propiedades generales de tamaño, ubicación, última modificación, número de hojas, filas y columnas, etc.

Protección de una hoja

Ver Formato > Celda > Protección y Herramientas > Protección

-R-

Rangos

Llamaremos rango o área, en una Hoja de Cálculo, a un conjunto de celdas, preferiblemente adyacentes seleccionadas en una Hoja. Lo normal es que un rango constituya un rectángulo de celdas, pero también se pueden  dos o más rectángulos no adyacentes.

Si el rango está separado del resto de la Hoja por celdas en blanco, se puede considerar como una Base de Datos, también llamada Rango de datos.

Los rangos se pueden:

• Copiar: Con los comandos Editar > Copiar y Editar > Pegar o los botones correspondientes
• Mover: Con los comandos Editar > Cortar y Editar > Pegar, con los botones correspondientes o moviendo el rango seleccionado con el ratón.
• Rellenar: Con los comandos Editar Rellenar o con el controlador de relleno. A esta operación la llamaremos también arrastrar las fórmulas.
  Ver editar

Recalcular

Repite el cálculo de fórmulas en toda la Hoja. Es útil cuando se está en el modo de Cálculo Manual y también cuando existen números aleatorios en algunas fórmulas y se desea cambiar sus valores. Se accede al recálculo mediante Herramientas > Contenido de las celdas > Recalcular o pulsando la tecla F9.

Referencia a una celda

Toda celda de la hoja posee un nombre, una referencia, que la distingue de las demás. Es un símbolo compuesto de las letras correspondientes a la columna a la que pertenece y unos números coincidentes con los de su fila: C5, AA8, BC234; etc.

Las referencias normales se llaman relativas, porque en operaciones de copiado o rellenado de rangos el programa Calc supone que al mover unas celdas, también se han de mover las referencias contenidas en las fórmulas. Así, si en la celda N7 está contenida la fórmula =A4*34, al copiarla o arrastrarla a la celda N10, su fórmula se verá también arrastrada a A7*34. Los datos sufrirán el mismo movimiento que la celda que los contiene.

Cuando deseamos que al mover una celda no se altere algún dato que contenga, escribiremos referencias absolutas, que se distinguen porque van precedidas del signo $. Hay tres modalidades:

• Tipo $B$32: es totalmente absoluta. No se altera ni la fila ni la columna.
• Tipo $B32: sólo se protege la columna, pero se puede alterar la fila.
• Tipo B$32: se alterará la columna y permanecerá la fila.

Para convertir una referencia relativa en absoluta, además de escribir manualmente el signo $, basta pulsar la tecla Mayúscula + F4 al escribirla. Con una primera pulsación se cambiará al tipo $A$32 y con sucesivas pulsaciones irá cambiando a A$32 y a $A32.

También podemos referirnos a una celda por su nombre. Ver Nombre de una celda.

Si la celda se encuentra en otra hoja, deberemos escribir previamente el nombre de ésta seguido de un punto, antes de escribir la referencia propiamente dicha. Por ejemplo Hoja1.D$22.

Referencia circular

Se produce una referencia circular en la fórmula incluida en una celda cuando la referencia de dicha celda figura en la fórmula dada. La celda "se llama a sí misma". Las referencias circulares producen error salvo que esté activada la iteración.

Rellenar

En el menú Editar disponemos de la opción Rellenar, que amplía las prestaciones del controlador de relleno. Permite rellenar hacia abajo, hacia arriba, derecha o izquierda, además de un rellenado a base de fechas consecutivas o sucesiones de tipo aritmético o geométrico.

Restaurar

Efectúa la acción inversa de la última realizada por la orden Deshacer.

Para activar esta orden hay que usar la secuencia Editar > Restaurar. Existe también el botón Restaurar en la Barra de Funciones, con las mismas prestaciones que el de Deshacer.

-S-

Selección de celdas y rangos

Una celda se selecciona al situar el cursor sobre ella.

Un rango se puede seleccionar:

• Con el ratón: se sitúa el ratón sobre una esquina del rango y se desplaza, manteniendo pulsado el botón izquierdo, hasta la esquina opuesta del rango. Si esta operación se efectúa sobre los rótulos de fila se seleccionarán filas completas. Igual ocurre con las columnas.
• Con el teclado: se señala una esquina, como en el procedimiento anterior, pero ahora se usan las flechas de cursor para ampliar la selección, manteniendo pulsada la tecla de Mayúsculas.

En ambos casos, se pueden seleccionar rangos no adyacentes si se selecciona el primero y al señalar los siguientes se mantiene pulsada la tecla Ctrl.

Símbolos

Los símbolos sólo se insertan en los textos incluidos en las celdas. Para insertar uno de ellos en un texto que se está editando, basta cambiar la fuente a Symbol, escribir el que se necesite y pasar de nuevo a la fuente que se estuviera usando. También se puede insertar un símbolo mediante la orden Insertar > Símbolo.

Si una celda contiene ya un texto y se desea sustituir algún carácter del mismo, se debe pulsar F2 o hacer doble clic para abrir el texto, pulsar después con el botón derecho y elegir carácter para efectuar los cambios.

Solver

Herramienta para la resolución de problemas de optimización y de Programación Lineal. Se accede a ella mediante Herramientas > Solver.

Subíndices y superíndices

Sólo puedes usar subíndices y superíndices en los textos, no en las fórmulas. Para convertir unos caracteres a estas modalidades se debe pulsar F2 o hacer doble clic para abrir el texto, seleccionar los caracteres deseados, pulsar  con el botón derecho y elegir estilo para efectuar los cambios.

-T-

Teclas de función

Las más importantes en OpenOffice.org Calc son:

• F1: obtención de ayuda dependiente del contexto mediante el Help Agent
• Shift + F1: idéntico al anterior pero sin abrir el agente de ayuda
• F2: abre la edición de la fórmula de la celda actual
• F5: abre el Navegador.
• F9: recalcular
• F11: abre el Estilo y formato

Tendencia

Los gráficos de tipo lineal ofrecen la posibilidad de insertar en ellos una línea de tendencia que expresa matemáticamente a qué función se ajustan mejor los datos mediante el método de mínimos cuadrados. El usuario no ha de dominar esta teoría. Simplemente añade la línea de tendencia del tipo que desee.

-U-

Unión de celdas

Para convertir un rango en una sola celda se usa la secuencia de comandos Formato > Combinar Celdas. Si actualmente las celdas seleccionadas no están unidas se combinarán, y si están unidas se separarán.  Existe un botón para combinar celdas en la Barra de Formato.

Si las celdas que se unen contienen información, se nos preguntará si deseamos unir todas ellas en la primera celda. Si esto afecta a números o fórmulas obtendremos su evaluación previa y transformación en texto.

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Validez

Cuando se manejan áreas de datos, puede ser conveniente regular el tipo de datos que se escriben en ellas, con el fin de detectar errores. Para acceder a esta operación deberás activar la orden Validez... en el menú Datos, si previamente se ha seleccionado un área. En la ventana correspondiente se permite definir los criterios de error (por ejemplo, que sea un número entero), que la ayuda que se desea aparezca al señalar una celda del área y diseñar el mensaje de error.

Ventana

Este menú ayuda a organizar la visión de varios documentos abiertos simultáneamente. Contiene las características generales de las ventanas en Windows. Destacaremos:

• Nueva ventana
  Se pueden abrir varias ventanas que nos muestren hojas o rangos distintos de un mismo documento. Puede ser útil para ver el efecto que un cambio de datos puede producir en una zona alejada de ellos.
• Dividir
  Divide la pantalla en cuatro secciones independientes (con su barra de desplazamiento propia) a partir de la celda activa. Si se selecciona previamente una fila o columna sólo aparecerán dos secciones.
• Fijar
  Similar al anterior, pero fija una de las secciones ante posibles desplazamientos.

Ver

Este menú da entrada a varias opciones, de las que destacamos las siguientes:

• Escala
  Con esta opción podemos elegir el tamaño de la visión de los objetos (efecto zoom). La forma más interesante es la de Ancho de página, que se acerca mucho a la visión obtenida al imprimir. La modalidad variable nos permite personalizar el tamaño. La escala posee una barra de desplazamiento en la Barra de Estado.
• Barras de Herramientas
  Gestiona la composición y visión de las distintas Barras de Herramientas (Ver Barras de Herramientas) Existen comandos independientes para la Barra de fórmulas y la Barra de estado.
• Títulos de filas y columnas
  Muestra u oculta los títulos o rótulos de las filas y columnas.
• Destacar valores
  Podemos destacar los valores de entrada numéricos y de fechas para distinguirlos de los calculados por fórmulas. Esta opción no es muy interesante para aplicaciones didácticas. Si está activa no permite cambios de color en las celdas.

Vista preliminar

Con este comando se puede ver con exactitud la distribución de los textos y tablas en la página que esté definida en la impresora predeterminada de tu equipo.

Se dispone de los siguientes botones de acción:

• Navegadores: botones que permiten ir a la página siguiente, la anterior, la primera o la última.
• Lupa: gestiona el zoom de la imagen. Fija la escala para acercar o alejar la imagen.
• Visión de pantalla completa: suprime los botones y las barras de herramientas, salvo el necesario para regresar a la visión normal.
• Formato de página: contiene una gran cantidad de opciones de impresión: Bordes, fondos, encabezamientos y pies de página, qué tipo de datos se imprimirán, etc. Todos son de fácil comprensión. También se puede acceder a ellos desde Formato -Página

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